La question revient à chaque visite de l’inspection du travail : que doit-on
réellement afficher ? La réponse a changé, et beaucoup d’entreprises appliquent encore
des règles antérieures à 2016.
Afficher ou communiquer : la distinction qui a tout changé
Le décret n° 2016-1417 du 20 octobre 2016 a simplifié une partie
des obligations. Plusieurs informations qui devaient auparavant être placardées dans les
locaux peuvent désormais être communiquées « par tout moyen » :
intranet, courriel, note remise au salarié.
Cette souplesse ne vaut pas pour tout. Une première famille d’informations doit toujours
être affichée sur le lieu de travail, dans un endroit accessible :
- les coordonnées de l’inspection du travail ;
- celles du médecin du travail et des services de secours ;
- le numéro d’appel du dispositif national de lutte contre les discriminations ;
- les consignes de sécurité incendie ;
- les horaires collectifs de travail ;
- les interdictions de fumer et de vapoter ;
- les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques.
Une seconde famille peut être transmise par tout moyen : la convention ou l’accord
collectif applicable, les textes relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et
les hommes, les règles sur le repos hebdomadaire et les congés payés, les dispositions
pénales en matière de harcèlement et de discrimination, ainsi que la liste des
organisations syndicales représentatives.
Attention au raccourci : « par tout moyen » ne veut pas dire
« facultatif ». L’employeur doit être en mesure de prouver que l’information a
bien été portée à la connaissance des salariés. Un intranet suppose donc que chaque salarié
y ait accès, ce qui n’est pas acquis pour les équipes de terrain.
Ce qui dépend de l’effectif
Contrairement à une idée répandue, la loi ne classe pas les obligations d’affichage en
trois paliers d’effectif. Ce sont certaines obligations précises qui se
déclenchent à un seuil donné, et il est plus sûr de les prendre une par une.
Deux seuils structurent l’essentiel :
- À partir de 11 salariés : mise en place du comité social et
économique, ce qui entraîne l’affichage de la liste de ses membres, et mise à disposition
de panneaux réservés aux communications syndicales. - À partir de 50 salariés : le règlement intérieur devient
obligatoire, avec les formalités de dépôt et de publicité qui l’accompagnent, aux côtés
d’autres obligations propres à ce seuil.
En dessous de 11 salariés, le socle santé-sécurité et les coordonnées utiles restent
dus dès le premier salarié. C’est le point que les très petites structures négligent le
plus souvent, en pensant à tort que leur taille les exonère.
Quelles sanctions en cas de manquement
Il n’existe pas une amende unique applicable à « l’affichage obligatoire »
pris globalement. Chaque obligation a son propre régime de sanction, et
c’est la raison pour laquelle les montants qui circulent sur le sujet sont souvent faux.
Un exemple documenté : la non-communication des textes relatifs à l’égalité de
rémunération entre les femmes et les hommes est punie de l’amende prévue pour les
contraventions de la troisième classe.
Dans la pratique, la séquence la plus fréquente n’est pas la sanction pénale immédiate
mais l’observation ou la mise en demeure de l’inspection du travail, avec
un délai pour se mettre en conformité. C’est le non-traitement de cette mise en demeure qui
fait basculer le dossier.
Trois réflexes pour rester en conformité
Tenir un état daté. Un tableau qui liste chaque information due, son
support (panneau, intranet, remise individuelle) et sa date de dernière mise à jour vaut
mieux qu’un panneau bien garni : c’est lui qui fera preuve.
Vérifier après chaque changement. Un déménagement, un changement de
service de santé au travail, une élection du CSE ou un franchissement de seuil rendent
l’affichage obsolète du jour au lendemain.
Traiter le cas des salariés à distance. Un salarié en télétravail ou
itinérant ne passe pas devant le panneau. Pour les informations communicables par tout
moyen, l’envoi individuel règle la question ; pour celles qui doivent être affichées,
l’affichage physique reste dû sur le lieu de travail.
FAQ
Peut-on remplacer tous les panneaux par l’intranet ?
Non. Depuis le décret du 20 octobre 2016, une partie des informations peut être communiquée par tout moyen, mais une autre partie doit rester affichée sur le lieu de travail : inspection du travail, médecin du travail, secours, consignes incendie, horaires collectifs, interdiction de fumer et de vapoter.
Pour les informations communicables par tout moyen, l’employeur doit pouvoir démontrer que chaque salarié y a effectivement accès.
Une entreprise de moins de 11 salariés est-elle dispensée ?
Non. Le socle santé-sécurité et les coordonnées utiles sont dus dès le premier salarié. Ce sont les obligations liées au comité social et économique et aux panneaux syndicaux qui apparaissent à 11 salariés.
Le règlement intérieur, lui, devient obligatoire à partir de 50 salariés.
Quelle amende risque-t-on ?
Il n’y a pas de montant unique : chaque obligation relève de son propre régime. La non-communication des textes sur l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes, par exemple, est punie de l’amende prévue pour les contraventions de troisième classe.
En pratique, l’inspection du travail formule le plus souvent une observation ou une mise en demeure assortie d’un délai de mise en conformité.
Que faire pour les salariés en télétravail ?
Les informations communicables par tout moyen peuvent leur être adressées individuellement, ce qui constitue en outre une preuve de diffusion.
Les informations soumises à affichage restent dues sur le lieu de travail : le télétravail ne supprime pas l’obligation, il la double d’une diffusion individuelle utile.